Документальное оформление движения МПЗ

Движение материалов в организации предполагает три основные стадии, которые подлежат документальному оформлению:

поступление материалов;
списание в производство;
выбытие материалов.

Содержание

1 Документальное оформление поступления материалов на предприятие
2 Документальное оформление использования материалов внутри предприятия
3 Документальное оформление выбытия материалов
4 Унифицированные формы первичных документов по движению МПЗ. Регистры аналитического и синтетического учета

Документальное оформление поступления материалов на предприятие

Поступление материалов в организации может осуществляться следующим путем:

приобретение у поставщиков со стороны;
изготовление внутри организации;
поступление от учредителей в счет вклада в уставный капитал;
образование в результате ликвидации основных средств предприятия и другого имущества;
безвозмездное поступление;
поступление в результате обмена (договор бартера).

Нормативным документом, осуществляющим нормативное регулирование оформления операций по поступлению материалов, являются:

Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденные приказом №119н от 28.12.01г. – до 1 января 2021г.;
ФСБУ 5/2019 «Запасы» — с 1 января 2021г.

а. Значительная часть производственных запасов предприятия приобретается со стороны. Основными расчетными первичными документами на оприходование поступающих со стороны товарно-материальных ценностей являются: счет-фактура, счет, товарно-транспортные накладные, платежные требования и т.д. Кроме этого, к расчетным документам прилагаются сопроводительные документы: спецификации, квитанции, сертификаты качества и качественные удостоверения и т.д.

Для получения товарно-материальных ценностей со склада поставщика представителю организации выписывается доверенность. В доверенности указывают: от кого и по каким документам (счету, наряду) следует получить материальные ценности, срок действия доверенности. Доверенности регистрируются в специально отведенном, пронумерованном и прошнурованном журнале выдачи доверенностей. Доверенность оформляется только на работников данной организации.

При доставке грузов на предприятие автотранспортом материальные ценности принимают на основании товарно-транспортной накладной.

Поступление материалов на склад оформляется документом «Приходный ордер», в котором материально-ответственное лицо отражает фактическое количество материала, поступившего на склад. При соответствии поступивших материальных ценностей в документах поставщика и фактических данных, возможно вместо оформления приходного ордера отразить поступление материальных ценностей путем проставления штампа на документах поставщика. В таком случае документ со штампом приравнивается к приходному ордеру и содержит аналогичные реквизиты.

В случае несоответствия фактических данных данным, указанным в документах поставщика, составляют документ «Акт о приемке материалов», где фиксируют информацию о поступившем грузе по документам поставщика и фактически. Данный документ составляет комиссия по приемке материалов, с участием материально-ответственного лица и представителя поставщика.

Акт о приемке материалов и приходный ордер составляются как правило в день поступления материалов на склад. Оприходование осуществляется в соответствующих единицах измерения, принятых в организации.

b. Материальные ценности, поступившие от переработки собственных и обслуживающих производств, приходуют на основании отчета о переработке продукции.

На сельскохозяйственном предприятии производственные запасы, произведенные в своем хозяйстве, учитываются с использованием следующих первичных документов:

Акт приемки грубых и сочных кормов;
Ведомость расхода кормов;
Акт на закупку семян и посадочного материала;
Акт на списание семян и посадочного материала;
Акт на оприходование пастбищных кормов;
Журнал учета расхода кормов.

Вышеперечисленные документы составляются либо в момент совершения хозяйственных операций, либо в конце месяца, либо по окончании сезонных работ. Документы подписывают их составители, материально-ответственные лица, разрешительные подписи ставят на документах главный бухгалтер и руководитель предприятия.

c. При поступлении материалов в счет вклада в уставный капитал, материалы отражаются по стоимости, согласованной с учредителями. Стоимость утверждается протоколом общего собрания участников общества. При этом оформляется акт приема-передачи в произвольной форме, с отражением обязательных реквизитов.

d. Принятие к учету материалов, образовавшихся в результате ликвидации основных средств или выбытия иного имущества, осуществляется на основании документа «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений».

e. Материальные ценности поступают в организацию безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования. При этом оформляются те же документы, что и при возмездном получении материалов (товарные накладные, приходный ордер и др.).

f. Поступление материалов в результате договора обмена документально оформляется аналогично оформлению при возмездном получении. Однако в случае осуществления бартерной сделки необходимо оформлять как поступление материалов, так и их выбытие.

Документальное оформление использования материалов внутри предприятия

Внутри предприятия материально-производственные запасы могут расходоваться на следующие цели:

на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;
на выполнение работ по устранению брака;
на общепроизводственные расходы;
на удовлетворение общехозяйственных нужд.

Разовый отпуск товарно – материальных ценностей для потребления или перемещения внутри хозяйства производится на основании требования – накладной.

Для отпуска материалов, систематически потребляемых в хозяйстве, используются лимитно-заборные карты. Лимитно-заборные карты ведутся по объектам сроком на один месяц. В случае если производство небольшое, то лимитно-заборную карту можно вести в течении квартала.

Выдача материалов для использования в производстве осуществляется путем перемещения материалов с центрального склада на склад материально-ответственного лица конкретного производственного участка. Список материально-ответственных лиц согласовывается с главным бухгалтером, и именно этим лицам предоставляется право получать материальные ценности со склада. Образцы подписей материально-ответственных лиц должны находится у кладовщика.

При расходовании материальных ценностей на нужды производства, материально-ответственные лица их списывают на основании актов на списание материальных ценностей и материально-производственных отчетов.

В целях сокращения количества первичных документов отпуск материалов возможно осуществлять в карточках складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета. При получении материалов материально-ответственное лицо расписывается непосредственно в карточке, без оформления расходных документов на отпуск. А кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте.

Отпуск материалов на сторону осуществляется на основании документа «Накладная на отпуск материалов на сторону».

Документальное оформление выбытия материалов

Выбытие материалов на предприятии может происходить по следующим причинам:

реализация материалов, не предусмотренных к использованию внутри предприятия;
списание материалов пришедших в негодность (физически и морально устаревшие материалы), списание по причине обнаружения недостачи;
выбытие в связи с вкладом материалов в уставный капитал другой организации;
безвозмездная передача материалов другой организации;
выбытие в результате обмена (договора бартера).

а. При реализации материалов, не предназначенных для использования на предприятии, оформляются товарная накладная, либо при перевозке автотранспортом товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, а также необходимые сопроводительные документы.

b. Списание неликвидных материалов осуществляется на основании акта на списание. При проведении инвентаризации, полученные результаты (излишек/недостача) оформляются актом инвентаризации.

c. При выбытии материалов в счет вклада в уставный капитал, они отражаются по стоимости, согласованной с учредителями. При этом аналогично, как и при поступлении материалов в счет вклада в уставный капитал оформляется акт приема-передачи в произвольной форме, с отражением обязательных реквизитов.

d. Выбытие материальных ценностей при передаче безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования оформляется первичными документами на отпуск материалов: товарно-транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону и т.д.

e. Выбытие материалов на основе договора бартера оформляется аналогично выбытию при возмездном реализации материалов на сторону.

Унифицированные формы первичных документов по движению МПЗ. Регистры аналитического и синтетического учета

С 1 января 2013 года в связи с вступлением Федерального закона 402-ФЗ от 06.11.2011 унифицированные формы документов не являются обязательным, за исключением отдельных случаев (кассовые документы, транспортная накладная). Формы первичных документов должны быть утверждены в учетной политике предприятия.

Документы по движению МПЗ могут быть разработаны предприятием самостоятельно, а также предприятие может использовать унифицированные формы, о чем должно быть указано в учетной политике.

Для оформления учета движения МПЗ предусмотрены следующие унифицированные формы первичных документов:

Аналитический учет материалов ведется на предприятии одним из двух методов:

с использованием оборотных ведомостей;
сальдовым методом.

1. При использовании оборотных ведомостей аналитический учет формируется следующим образом. На складах и в подразделениях ведутся карточки количественного учета. Бухгалтерская служба ведет карточки количественно-суммового учета материалов, т.е. в части учета движения материалов по количеству дублирует складской учет. На основании карточек бухгалтерией ежемесячно составляются оборотные ведомости, а затем сводная ведомость. Сводная ведомость сличается с данными синтетического учета.

2. Сальдовый метод предполагает, что бухгалтерия ведет учет только в денежном выражении в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов.

Материально-ответственные лица на складах ведут количественный учет, в конце месяца количественные остатки переносятся работником бухгалтерской службы в сальдовую ведомость. Далее составляется сводная ведомость, которая сличается с данными синтетического учета.

Данные методы применяются как правило при ручном ведении учета, в автоматизированной форме учета, необходимые данные формируются автоматически из внесенных в программу данных первичных документов.

Синтетический учет движения материальных ценностей при журнально-ордерной форме учета ведется в журнале-ордере №10, ведомости к нему и соответственно в Главной книге. В автоматизированной форме учета в качестве регистров, систематизирующих данные первичного учета, выступают: ОСВ, анализ счета, карточка счета, ОСВ по счету.