Инвентаризация кассы в бухгалтерском учете

Периодичность и условия проведения инвентаризации

Инвентаризация является одним из методов ведения бухгалтерского учета и выступает в качестве инструмента подтверждения фактического наличия и учетных данных. Более подробно рассмотреть понятие инвентаризация можно в рамках изучения дисциплины: «Теория бухгалтерского учета», в статье: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета».

Применение данного метода имеет достаточно древние корни и является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета любого предприятия.

Инвентаризация кассы в свою очередь обеспечивает подтверждение правильности оформления кассовых операций, способствует выявлению ошибок и выполняет контролирующую функцию за сохранностью денежных средств.

Нормативной базой при проведении инвентаризации выступают:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
2. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49

Согласно данным нормативным документам законодательно закреплены случаи обязательного проведения инвентаризации:

• имущество, передаваемое в аренду, а также при осуществлении выкупа или его продажи;
• имущество государственной или муниципальной организации в случае его преобразования;
• ежегодно все имущество, инвентаризация которых проводилась до 1 октября перед составлением годовой отчетности, при этом для отдельных категорий есть свои особенности.
• в случаях смены материально-ответственного лица (в день передачи дел);
• в результате фактов хищения и порчи имущества;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, пожаров;
• имущество организации, подлежащей ликвидации, реорганизации;

Данные взяты из статьи: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета».

Кроме того, предприятие вправе проводить внеплановую инвентаризацию кассы. Такой вид инвентаризации осуществляется в сроки, определенные руководством организации и отражается в приказе о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причин ее проведения. Типовыми причинами при этом могут выступать:

• выполнение контролирующей функции, повышение ответственности кассового работника;
• выяснение причин возникновения ошибок в учете;
• по предписанию внешних контролирующих органов.

Инвентаризационная комиссия: понятие, состав, функции

Перед проведением инвентаризации руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации. Данный приказ определяет наименование имущества, обязательств, подлежащих проверке. Кроме того, данный приказ содержит в себе сведения о сроках проведения, причине, а также о составе инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия подписывает данный приказ в лице председателя комиссии и членов комиссии, с указанием занимаемых должностей.

Согласно п.2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 состав комиссии, является постоянно действующим. Однако при большом объеме работ могут создаваться рабочие комиссии. Состав инвентаризационной комиссии определяется внутренним распорядительным документом (приказом).

Персональный состав комиссии включает в себя:

• представитель управляющего звена организации;
• сотрудник бухгалтерской службы;
• сотрудник аудиторской службы внутри предприятия/ представитель независимой аудиторской компании;
• работник отдела безопасности компании и др.

Отсутствие даже одного члена комиссии является основанием для аннулирования результатов инвентаризации.

В случае отсутствия кадровых изменений в составе комиссии нормативная база не обязывает предприятие переиздавать приказ, закрепляющий ее состав.

Ключевой функцией инвентаризационной комиссии является контролирующая функция. Данная функция реализуется через систему основных направлений, подлежащих проверке:

1. Хранение в кассе денежной наличности, согласно установленного лимита. Проверка данного условия проводится путём сверки остатка денежных средств в кассе на конец дня с размером суммы лимита.
2. Наличие и актуальность заключённых договоров с кассирами о полной материальной ответственности.
3. Соблюдение порядка заполнения кассовой книги и иных кассовых документов.
4. Сохранность наличных денежных средств. В случае обнаружения излишка или недостачи, выяснение причин и выявление виновников.
5. Корректность проставленной контировки на соответствие распределения по статьям затрат.
6. Проверка соблюдения сроков принятия к учету первичных кассовых документов и др.

Каждое предприятие, осуществляющее транзакции с денежной наличностью, обязуется совершать проверку кассы путем проведения инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации, основные правила

Начальным этапом проведения инвентаризации является приостановка работы кассы и предоставление комиссии последних первичных документов по движению кассовой наличности. При этом лицо с которым заключен договор о полной материальной ответственности (кассир, бухгалтер на которого возложены функции кассира) обязан сдать составленный кассовый отчет на день проведения инвентаризации, а также расписку, что документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу денежные средства оприходованы, а выданные – списаны в расход.

Следующим шагом является проверка денежной наличности, а именно прямой пересчет денег в кассе в присутствии всех членов комиссии, а также материально-ответственного лица. Пересчитывается наличность в сейфе (банкноты, монеты) и денежные документы. Полученная сумма сверяется с остатком денежных средств согласно учетных данных (первичных документов, бухгалтерской программой). Кроме того, в случае если предприятие осуществляет расчеты с использованием контрольно-кассовых машин, то обязательной проверке подлежат показатели ККМ.

Основные правила проведения инвентаризации:

1. Обеспечение присутствия всех членов комиссии, утвержденных приказом. Данное условие является обязательным для признания результатов инвентаризации действительными.
2. Документы составляемые в процессе инвентаризации оформляются минимум в двух экземплярах (сличительные ведомости, акты, протоколы).
3. Материально-ответственное лицо обязательно должно присутствовать при проведении инвентаризации.
4. Документация, составляемая по результатам инвентаризации, подлежит подписанию всеми участниками инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

Инвентаризационный акт является заключительным документом при проведении проверки и содержит сведения об учетных и фактических данных.

Оформление результатов инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации осуществляется путем формирования следующих документов:

• «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (форма № ИНВ-15);
• «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (форма № ИНВ-16).

Акт инвентаризации, как и остальные документы составляется в двух экземплярах. При смене материально-ответственного лица в трех экземплярах. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй передается МОЛ сдавшему ценности, третий экземпляр – МОЛ принимающему ценности.

Сопоставление учетных и фактических данных при оформлении акта инвентаризации, позволяет сделать вывод об их соответствии либо о наличии расхождений. Данная информация направляется главному бухгалтеру и руководителю организации для принятия дальнейших решений.

Соответствие фактических данных учетным подтверждает качественную работу кассира и правильное построение учета кассовых операций.

Обнаружение каких-либо отклонений (недостача, излишек) предполагает выяснение причин их возникновения и отражения данных несоответствий в акте проверки.

Типовые проводки по оформлению инвентаризации кассы в бухгалтерском учете

Бухгалтерские записи по данным акта отражаются на счете 50

Основные нарушения выявленные в ходе инвентаризации кассы

При проведении инвентаризации возможно обнаружение следующих нарушений:

• обнаружение недостачи/излишка;
• несоблюдение лимита денежной наличности в кассе;
• отсутствие или неправильное оформление договора о полной материальной ответственности с МОЛ;
• ошибки в оформлении первичных кассовых документов;
• ошибки в контировании затрат по счетам и др.

• Об авторе
• Недавние публикации

Тимаева Е. П.

Практикующий специалист в сфере экономики и бухгалтерского учета.
Квалификация: Магистр по направлению подготовки "Экономика".

Тимаева Е. П. недавно публиковал (посмотреть все)

• Особенности перехода на ЕСХН в 2019 году - 20.04.2019
• Отмена СНИЛС в России в 2019 году - 30.03.2019
• Налог для самозанятых граждан с 01.01.2019 года - 20.01.2019